Ikona 7:00 min Ikona Magdalena Drajkowska 23.10.2023

KPI – co to są key performance indicators i jak je wyznaczać?

Każda organizacja ma cele strategiczne, do których realizacji dąży w określonym przedziale czasowym. Aby sprostać temu zadaniu, kadra zarządzająca potrzebuje konkretnych wskaźników, sygnalizujących utrzymywanie prawidłowego kursu lub zbaczanie z niego. W dużym uproszczeniu takimi właśnie wskaźnikami są KPI.

Co to jest KPI?

KPI, czyli key performance indicators, to kluczowy wskaźnik efektywności, wykorzystywany w biznesie oraz zarządzaniu do pomiaru wydajności procesów czy sukcesu organizacji bądź określonego projektu. Ta definicja KPI nie jest oczywiście wyczerpująca. Kluczowe wskaźniki efektywności wykorzystywane są jako jedno z najważniejszych narzędzi zarządzania w organizacjach i mogą być stosowane w wielu obszarach funkcjonowania, m.in. w działaniach HR-owych, procesach produktowych, projektach kreatywnych, a co za tym idzie – definicję KPI w każdym z tych zakresów można dowolnie sprecyzować z wykorzystaniem specjalistycznego dla danego obszaru słownictwa.

Wspólne dla każdego działania opartego na kluczowych wskaźnikach efektywności, bez względu na to, do jakich działań się odnoszą, jest wsparcie organizacji w ciągłym doskonaleniu. Kluczowe wskaźniki efektywności pomagają umiejętnie zarządzać zasobami przedsiębiorstwa i umożliwiają zdobywanie przewagi konkurencyjnej na rynku. Właśnie dlatego rola KPI w biznesie jest tak ważna.

baner

Zalety KPI

Kluczowe wskaźniki efektywności są konkretnymi miarami i służą ocenie postępów bądź ich braków na drodze do osiągania celów. Zapewniają one organizacji konkretne korzyści. Do najważniejszych zalet KPI można zaliczyć:

  • Możliwość mierzenia postępów. Kluczowe wskaźniki efektywności pozwalają monitorować progres prac przy realizacji określonego projektu czy w szerszej perspektywie – w czasie realizacji celów strategii danej organizacji. Sygnalizują, czy działania w przedsiębiorstwie zmierzają w dobrym kierunku, czy konieczne będzie np. zrewidowanie planów dla osiągnięcia założonych celów.
  • Skoncentrowanie na realizacji celów. Dużą zaletą KPI jest ścisły związek z celami strategicznymi przedsiębiorstwa. Dzięki temu można lepiej zarządzać zasobami przedsiębiorstwa, ale też skoncentrować uwagę całej organizacji na najważniejszych dla niej obszarach, stanowiących klucz do sukcesu.
  • Ułatwienie optymalizacji procesów. Kluczowe wskaźniki efektywności jako konkretne miary pomagają w raportowaniu oraz analizowaniu sprawnego funkcjonowania procesów. Jeśli wykazują niższy od oczekiwanego poziom, to znak, że warto dokonać zmian danego procesu. Przy dobrze wytyczonych wskaźnikach organizacja będzie miała wiedzę, co dokładnie należy w nich zmienić.
  • Możliwość szybkiego reagowania na zmiany. Odchylenia od przewidywanych wartości wskaźników mogą być sygnałem nie tylko niesprawnego procesu, ale też informacją o zmieniającym się otoczeniu rynkowym. Organizacja może dzięki temu szybko przeprowadzić analizy lub badania, a także podjąć działania zapewniające dopasowanie produktów lub usług do aktualnych potrzeb konsumentów.
  • Budowanie długotrwałych relacji z klientem. KPI wspierają w zrozumieniu potrzeb klientów, co stanowi ich zaletę z perspektywy samej organizacji. Ułatwiają określenie, jakie czynniki decydują np. o lojalności klienta, zadowoleniu konsumenta, aktualnych potrzebach grupy docelowej.
  • Precyzyjniejsze budżetowanie. Kluczowe wskaźniki efektywności mogą posłużyć do określenia, jakie zasoby finansowe będą potrzebne do osiągnięcia celu. Ponadto z ich pomocą można wskazać m.in., ile wakatów należy zapewnić w konkretnym obszarze biznesowym czy jakie licencje utrzymać w organizacji jako niezbędne.
  • Poprawa skuteczności komunikacji. Dane są elementem pożądanym w komunikacji biznesowej. Zaletą KPI jest zapewnienie takich informacji, które pomocne są nie tylko w aspektach realizacji celów, ale także w obszarze komunikacji. Możliwość odwołania się do kluczowych wskaźników efektywności zwiększa wiarygodność komunikatu, a także może nadać mu priorytetowy charakter. Ponadto określone działania – już podjęte lub dopiero planowane – można wyjaśnić poprzez to, jaki wpływ mają na kluczowe wskaźniki efektywności.
  • Zwiększenie motywacji w zespole. Kluczowe wskaźniki efektywności mogą wpłynąć motywująco na działania pracowników. Gdy pokazują, że wysiłki zespołu przekładają się pozytywnie na działania firmy, dają pracownikom poczucie większej sprawczości, większego wpływu na to, w jakim kierunku rozwija się organizacja.
cooperation-and-business-partnership-concept-with-highly-skilled-2

Jak wyznaczyć KPI?

Mierzenie efektywności powinno stanowić przedmiot zainteresowania każdego przedsiębiorstwa, a do popularnych rozwiązań – chętnie wybieranych przez organizacje – należy wyznaczanie KPI. Budowa kluczowych wskaźników na potrzeby oceny efektywności przedsiębiorstwa koncentruje się na koncepcie porównania wielkości miar planowanych z wielkościami miar, jakie uda się osiągnąć w określonym przedziale czasowym. Istotne znaczenie przy wyznaczaniu KPI ma spójny oraz usystematyzowany zbiór kryteriów oceny. Według badaczy, m.in. Dariusza Wędzkiego, właściwe wskaźniki efektywności powinny:

  • tworzyć kompletny obraz działań i ich wyników,
  • zapewniać właściwą informację zwrotną na czas,
  • dostarczać informacje zwiększające wiedzę,
  • bazować na dostępnych źródłach,
  • opierać się na faktach, nie na domysłach czy opiniach,
  • być zrozumiałe i nieskomplikowane,
  • uwzględniać zasadę SMART.

Co oznacza zasada SMART przy wyznaczaniu KPI?

Zasada SMART wykorzystywana jest w biznesie wspierająco przy prawidłowym definiowaniu celów. W artykule MindTools możemy znaleźć informację, że pierwsze znane użycie terminu SMART w kontekście wyznaczania celów pojawiło się w wydaniu Management Review T. Dorana z 1981 roku. Termin jest akronimem od nazw pięciu kryteriów, które zgodnie z zasadą SMART powinien spełniać cel:

  • Specific (specyficzny) – cel musi być jako określony, powinniśmy wiedzieć dokładnie, czego dotyczy.
  • Measurable (mierzalny) – musimy mieć możliwość monitorowania i mierzenia celu, co pozwala określić, czy został osiągnięty.
  • Achievable (osiągalny) – powinniśmy mieć możliwość zrealizowania celu dzięki dostępowi do zasobów, które to zapewnią.
  • Relevant (istotny) – osiągnięcie celu powinno wnosić do organizacji wartość dodaną, cel powinien mieć sens i być ważny.
  • Time-bound (określony w czasie) – konieczne jest, aby osiągnięcie celu było określone konkretnie w czasie (np. za 3 miesiące, w czwartym kwartale 2024).

Te zasady należy odnieść również do wyznaczania KPI w biznesie. Wskaźniki powinny uwzględniać wymienione wyżej cechy.

Przy wyznaczaniu KPI w biznesie warto też wykorzystać materiał porównawczy o charakterze reprezentatywnym dla określonych działań, np.

Jeżeli jako KPI wskazane zostanie zrekrutowanie w pół roku 16 nowych programistów, to:

  • Konieczne jest posiadanie wiedzy o dotychczasowym postępie rekrutacji w danym dziale z ostatnich kilku miesięcy bądź lat, a także wiedza o jakości rekrutacji. To pozwoli już na wstępie określić, czy planowana liczba wakatów jest realna do zapełnienia przez rekruterów wartościowymi kandydatami, czyli nieodbiegającymi na niekorzyść w stosunku do aktualnych pracowników z danego działu.
  • Konieczne jest wyznaczenie celów pośrednich. Mogą nimi być: zwiększenie liczby aplikacji o 50%, poprawa zasięgu reklam o charakterze rekrutacyjnym w systemie LinkedIn Ads czy Google Ads do ponad 100 tys.

Jak mierzyć KPI?

Techniki pomiaru KPI są uzależnione każdorazowo od mierników, które określają dany wskaźnik, co sprawia, że jest ich bardzo wiele. Mogą dotyczyć tego, jak mierzyć np. wydajność pracy na jednego pracownika, czas realizacji usługi, rotację pracowników, satysfakcję klientów. W zależności od określonego wskaźnika można wykorzystać różne narzędzia KPI.

Przykładowo do mierzenia satysfakcji klienta wykorzystuje się wskaźnik NPS (Net Promote Score) i jest to wyrażona w skali od 0 do 10 odpowiedź na pytanie „Czy poleciłabyś/poleciłbyś naszą usługę/produkt?”. Ocena wyników musi uwzględniać odpowiednią technikę pomiaru KPI, przy uwzględnieniu głosów 3 grup respondentów: krytyków (osób, które w odpowiedzi wskazały od 0 do 6 punktów), neutralnych (osób, które w odpowiedzi wskazały od 7 do 8 punktów), promotorów (osób, które wskazały w odpowiedzi od 9 do 10 punktów). Narzędziem wykorzystywanym do badania NPS jest zwyczajowo ankieta.

Powyższy przykład pokazuje, że nie można użyć jednej techniki pomiaru KPI dla każdego wskaźnika z uwagi na ich różnorodność. Można natomiast wskazać ogólne zasady, jak mierzyć kluczowe wskaźniki efektywności:

  • regularnie i systematycznie – jednorazowy pomiar wskaźnika nie będzie dla organizacji wsparciem w rozwoju, natomiast systematyczne monitorowanie pozwala reagować na zmiany i podejmować decyzje biznesowe z wyprzedzeniem,
  • w oparciu o zrozumiałe dla użytkowników miary,
  • bazując na porównywalnych w różnym czasie danych.

Podsumowanie KPI w biznesie

Mierzenie efektywności przedsiębiorstwa w oparciu o kluczowe jej wskaźniki stanowi wiarygodny sposób oceny działań organizacji. Pozwala na osiąganie przewagi konkurencyjnej poprzez podejmowanie decyzji biznesowych, bazujących na konkretnych danych i monitorowaniu zmian w procesach, jak i zmian rynkowych. Pomiar KPI daje kadrze zarządzającej, ale też project lub product managerom, narzędzie do tworzenia pionierskich procesów bądź doskonalenia już istniejących w zmieniającym się środowisku. Wyznaczenie właściwych wskaźników oraz ich odpowiednie mierzenie pomaga organizacji osiągnąć większą elastyczność, a także przyspiesza zrealizowanie celów strategicznych.

Udostępnij:
Ocena artykułu:
Ikona

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 4.3 / 5. Vote count: 40

No votes so far! Be the first to rate this post.

Udostępnij:
Zadaj pytanie ekspertowi

Dowiedz się jak być lepiej widocznym w sieci

Bezpłatna wycena Bezpłatny audyt SEO
Czytaj także
Ikona

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 5 / 5. Vote count: 11

No votes so far! Be the first to rate this post.

Zwiększ widoczność firmy w sieci dzięki zoptymalizowaniu strony w social mediach! Ikona 5:00 min 30.10.2023 Ponad 4 miliardy użytkowników sieci na świecie korzysta z social mediów! Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, LinkedIn – to tylko niektóre platformy, które cieszą się ogromną popularnością wśród internautów w każdym wieku. Dlatego nie można ich pomijać w strategii marketingowej firmy. Dziś przyjrzymy się zagadnieniu optymalizacji stron w mediach społecznościowych pod kątem zwiększenia ich widoczności w SERP-ach. Czytaj więcej
Ikona

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 4.7 / 5. Vote count: 6

No votes so far! Be the first to rate this post.

Dlaczego warto przenieść biznes do internetu? Ikona 4:00 min 31.10.2023 Zastanawiasz się nad przeniesieniem działalności do internetu? Zupełnie nas to nie dziwi! Nie bez przyczyny wiele firm decyduje się na taki krok ze względu na szerokie możliwości, jakie daje globalna sieć. Ciekawi Cię, czy takie starania rzeczywiście się opłacają? Skorzystaj z naszych podpowiedzi i rozważ przeniesienie biznesu do świata online! Czytaj więcej
Ikona

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 4.3 / 5. Vote count: 35

No votes so far! Be the first to rate this post.

remarketing Ikona 7:00 min 11.10.2023 Kampania remarketingowa to sposób na przekonwertowanie odwiedzających stronę użytkowników w powracających klientów. Podpowiadamy, jak wykorzystywać remarketing do realizacji celów biznesowych. Czytaj więcej
Polecane
Ikona

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 4.1 / 5. Vote count: 12

No votes so far! Be the first to rate this post.

Co to jest SEO? Ikona 20:00 min 28.09.2023 Optymalizacja strony pod kątem SEO to proces długofalowy. Wymaga umieszczenia każdej nowej treści w odpowiednim miejscu struktury. Jak wesprzeć proces pozycjonowania? Czytaj więcej
Ikona

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating 4.3 / 5. Vote count: 9

No votes so far! Be the first to rate this post.

Jak Skutecznie Samemu Pozycjonować Strony (SEO)? Ikona 15:00 min 28.09.2023 Skuteczne pozycjonowanie to także działania off-site, czyli takie, które wykonywane są poza samą stroną internetową. Czytaj więcej

Na dobry start
proponujemy Ci bezpłatnie:

  • audyt SEO Twojej strony
  • konsultację z doświadczonym ekspertem
  • ofertę dopasowaną do Twojego biznesu

Bezpłatna wycena
Kontakt

Wyprzedź
konkurencję

Zadaj pytanie ekspertowi

739 943 700