5:00 min Sunrise System 06.10.2025

Nowe przepisy, kolejne obowiązki i dodatkowe formalności to Twoja codzienność jako właściciela małej lub średniej firmy. Teraz dochodzi do tego jeszcze fakt, że KSeF stanie się obowiązkowy, a to oznacza elektroniczne wystawianie faktur i zmianę sposobu prowadzenia księgowości. Brzmi jak wyzwanie? Tak, ale dla Ciebie to również szansa na usprawnienie całego biznesu. Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur pozbędziesz się problemu zagubionych dokumentów, a proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych stanie się prostszy i bezpieczniejszy. Co więcej – jeśli zdecydujesz się na technologiczne rozwiązania, nie tylko spełnisz wymagania prawne, ale też zyskasz realną przewagę konkurencyjną dzięki KSeF. Z tego artykułu dowiesz się, jakie obowiązki będą spoczywać na Tobie, jakie ułatwienia wprowadza nowy system faktur i w jaki sposób – z pomocą ekspertów – możesz przejść przez ten proces wdrożenia bez stresu i z korzyścią dla swojej firmy.

Cyfrowa rewolucja w fakturowaniu – wyzwanie czy szansa dla MŚP?

Pewnie nie raz słyszałeś już o przepisach systemu faktur, które mają diametralnie zmienić sposób, w jaki dotychczas są wystawiane dokumenty. Problemy techniczne i konieczność przeprowadzenia zewnętrznego audytu spowodowała jednak przesunięcie daty obowiązkowego KSeF-u, czyli Krajowego Systemu e-Faktur z pierwotnego terminu 1 lipca 2024 r. na rok 2026. Temat nabrał ostatnio na świeżości i dziś mowa o konkretnych deklaracjach, które spowodują istotne zmiany w prowadzeniu działalności gospodarczej małych i średnich firm.

Nowelizacja ustawy wprowadza etapowe wdrożenie nowego systemu faktur. Ostateczne i najważniejsze daty to:

• 1 lutego 2026 r., gdy obowiązek wchodzi w życie dla dużych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2025 r.
• 1 kwietnia 2026 r. przepis zaczyna obowiązywać pozostałych przedsiębiorców, czyli większości firm (zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT),
• 1 stycznia 2027 r. w projektach i komunikatach przewiduje się objęcie obowiązkiem elektronicznego wystawiania faktur również te mikroprzedsiębiorstwa, które dziś korzystają z ulg związanych z wystawianiem bardzo niskich faktur lub sprzedażą do 10 000 zł miesięcznie – jednak z zachowaniem okresów przejściowych i warunków wyłączeń.

Należy jednak pamiętać, że obowiązek odbierania faktur z KSeF przez wszystkich przedsiębiorców wchodzi w życie już od 1 lutego 2026 r. (lub 1 kwietnia 2026 r., zależnie od progu).

Wdrożenie systemu e-faktur – korzyści dla firmy

Małe i średnie firmy od lat zmagają się z koniecznością dopasowywania się do zmian prawnych. Najnowsza z nich to właśnie obowiązek KSeF. Dla wielu przedsiębiorców „obowiązkowe e-fakturowanie” brzmi jak dodatkowe obciążenie. Ale czy na pewno tak jest? W rzeczywistości system KSeF umożliwia znacznie więcej niż tylko prawidłowe wystawianie faktur – to krok ku pełnej digitalizacji systemu podatkowego i automatyzacji procesów biznesowych.

Firmy, które odpowiednio wcześnie rozpoczną przygotowanie do wdrożenia KSeF, zyskają nie tylko czas i spokój, ale też przewagę konkurencyjną. Zamiast ręcznie zarządzać dokumentami, mogą przejść na rozwiązania, które integrują wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ich odbieranie i przechowywanie, a także raportowanie do urzędów. W połączeniu z innymi technologicznymi metodami prowadzenia biznesu online za pomocą np.: pozycjonowania sklepów internetowych czy tez stron www, mogą szybko i efektywnie wzmocnić swoją pozycję na rynku.

Tutaj właśnie pojawia się rola partnerów technologicznych Grupy WeNet, takich jak Firmao – nowoczesny system do obsługi faktur elektronicznych, gotowy na integrację z KSeF.

Jak działa KSeF i kogo dotyczy?

System KSeF został uruchomiony przez Ministerstwo Finansów jako centralna platforma do obsługi e-faktur. W praktyce oznacza to, że faktury wystawiane elektronicznie w określonym formacie XML muszą być przesyłane bezpośrednio do systemu. Dopiero wtedy uzyskują status „wystawionej” – a przedsiębiorca ma pewność, że dokument dotarł do kontrahenta i został zarchiwizowany przez administrację.

Najważniejsze fakty dla osób prowadzących działalność gospodarczą

• KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w terminie wyznaczonym przez ustawodawcę.
• Obowiązek korzystania z KSeF obejmie zarówno mikroprzedsiębiorców, jak i większe podmioty.
• KSeF dotyczy faktur sprzedażowych, kosztowych i korygujących – niezależnie od wielkości firmy.
• Faktury dla konsumentów (B2C) są dobrowolne.
• Paragony fiskalne z NIP (traktowane jako faktury uproszczone do 450 zł) są wyłączone z obowiązku KSeF do 31 grudnia 2026 r.
• Dane przesyłane przez KSeF muszą być zgodne z wymaganiami technicznymi Ministerstwa Finansów.

Ułatwienia wynikające z wejścia w życie systemu faktur elektronicznych

Choć zmiana jest obowiązkowa i dla wielu przedsiębiorców może okazać się problematyczna, warto dostrzec także korzyści z tego, że KSeF zostanie wdrożony już z początkiem nowego roku. Oto najważniejsze z nich:

• automatyzacja obiegu dokumentów – mniej pracy manualnej,
• możliwość wystawiania faktur z dowolnego miejsca dzięki rozwiązaniom w chmurze,
• obieg faktur w jednym systemie, bez ryzyka zagubienia dokumentów,
• numery faktur i metadane nadawane automatycznie przez KSeF,
• bezpieczne przechowywanie faktur przez Krajową Administrację Skarbową.

Dzięki temu właściciele firm nie tylko spełnią wymogi prawa, ale też oszczędzą czas i pieniądze.

Obowiązki przedsiębiorcy – co muszą wiedzieć właściciele MŚP?

Obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy zarządzają dokumentacją. Zamiast PDF-ów wysyłanych mailem, firmy będą korzystać z systemu faktur elektronicznych, który przejmuje rolę archiwum i kanału dystrybucji.

W praktyce oznacza to, że małe firmy już niedługo będą musiały zmierzyć się z nowymi obowiązkami, takimi jak:

• wystawianie faktur bezpośrednio w KSeF lub poprzez zintegrowane systemy, np. Firmao,
• odbieranie faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów,
• przechowywanie faktur zgodnie z wymogami ustawy o VAT,
• przestrzeganie zasad prawidłowego wystawiania faktur, aby uniknąć sankcji za niewystawienie faktury w KSeF lub wystawienie jej poza systemem po terminie obowiązkowym.

Dla wielu właścicieli MŚP to oznacza konieczność szkolenia pracowników i modernizacji procesów. Ale wdrożenie nowego systemu nie musi być bolesne – jeśli skorzystają ze wsparcia partnerów biznesowych, którzy zapewniają gotowe narzędzia.

Digitalizacja systemu podatkowego – wsparcie i szansa dla przedsiębiorców

Dla większości firm plan wdrożenia KSeF oznacza konieczność dostosowania oprogramowania księgowego oraz zmiany w codziennych procesach. W tym miejscu ogromną rolę odegra integracja z KSeF, w której wsparcie można uzyskać od specjalistów zapewniających płynną implementację systemów takich jak, np. Firmao w środowisku IT przedsiębiorcy.

Firmao, należące do Grupy WeNet, to system, który od początku został zaprojektowany z myślą o integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Daje on przedsiębiorcom MŚP narzędzie do wystawiania faktur elektronicznych, ich obsługi, a także raportowania w pełnej zgodzie z wymogami Ministerstwa Finansów.

Z kolei WeNet idzie krok dalej, proponując przedsiębiorcom nowe strony internetowe, sklepy online czy usługi SEO. Wszystko to sprawia, że mała firma może nie tylko dostosować się do zmian prawnych, ale też za jednym razem wejść na wyższy poziom cyfryzacji, który pozwoli znacznie usprawnić jej funkcjonowanie w wysoce konkurencyjnym środowisku.

Jak przygotować się do KSeF w 5 krokach

Dla małych i średnich firm wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur nie musi oznaczać chaosu i dodatkowych kosztów. Wystarczy, że podejdziesz do tego jak do projektu biznesowego, rozpisując plan wdrożenia KSeF krok po kroku. Dzięki temu unikniesz ryzyka błędów i sankcji za niewdrożenie KSeF, a Twoja firma zyska sprawny i bezpieczny proces obsługi dokumentów.

1. Audyt procesów i obowiązków

Na początek warto sprawdzić, jak obecnie wygląda w Twojej firmie proces wystawiania faktury i obieg dokumentów. Czy korzystasz z tradycyjnych PDF-ów, czy może już częściowo z faktur elektronicznych? Czy Twoje oprogramowanie księgowe pozwala na przesyłanie faktur w formacie XML, którego wymaga KSeF? To kluczowe pytania, które pomogą określić zakres zmian.

2. Wybór systemu do obsługi KSeF

Nie musisz wystawiać faktur bezpośrednio w aplikacji Ministerstwa Finansów. Możesz skorzystać z systemów, które zostały zaprojektowane do integracji z KSeF i spełniają wszystkie wymagania techniczne KSeF. Doskonałym przykładem jest Firmao – narzędzie, które nie tylko obsługuje wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ale także umożliwia odbieranie faktur ustrukturyzowanych i ich archiwizację. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, jakie faktury zostaną wystawione i jak są przechowywane.

3. Integracja systemów IT

Integracja systemów to krok, którego często obawiają się właściciele MŚP. Dlatego wsparcie oferowane przez Sunrise (należący do Grupy WeNet) jest tak istotne. Eksperci techniczni pomagają w dostosowaniu systemu księgowego i wdrożeniu obsługi KSeF w środowisku Twojej firmy. To oznacza, że możesz dalej korzystać ze swojego CRM, programu magazynowego czy systemu ERP, a całość będzie działała płynnie z systemem faktur elektronicznych.

4. Szkolenia pracowników i testy

Sama technologia nie wystarczy. Twoi pracownicy muszą znać zasady wystawiania faktur w nowym systemie i wiedzieć, jak korzystać z narzędzi. Dlatego warto zaplanować krótkie szkolenia i przeprowadzić testowe wdrożenie systemu e-faktur, aby sprawdzić, jak działa elektroniczne wystawianie faktur w praktyce. Firmao umożliwia łatwe uruchomienie takiego środowiska testowego.

5. Monitorowanie i optymalizacja

Po uruchomieniu KSeF warto regularnie analizować dane i sprawdzać, czy dane przesyłane przez KSeF są poprawne, a numery faktur generowane zgodnie z ustawą o VAT. Dobrze prowadzony monitoring pozwoli wychwycić błędy i zoptymalizować proces, co przełoży się na oszczędność czasu i lepszą płynność finansową.

Zmiany legislacyjne dotyczące KSeF okazją do automatyzacji pracy

Dzięki takiemu planowi nie tylko spełnisz obowiązek korzystania z KSeF, ale też wykorzystasz nowe przepisy jako okazję do usprawnienia biznesu. Zamiast martwić się o koszty i zmiany legislacyjne dotyczące KSeF, możesz postawić na automatyczne wystawianie faktur, szybsze rozliczenia i większą pewność prawną.

Poniżej znajdziesz tabelę, w której wyraźnie widać, że wdrożenie systemu KSeF to nie tylko spełnianie wymagań prawa, ale przede wszystkim szansa na automatyzację niektórych procesów biznesowych. Zamiast obawiać się zmian, warto skorzystać z gotowych narzędzi – takich jak Firmao – oraz wsparcia ekspertów, którzy pomogą w integracji z KSeF i dostosowaniu systemów IT do nowych realiów.

Podsumowanie – KSeF jako krok w przyszłość MŚP

Dla przedsiębiorców MŚP wdrażanie KSeF może wydawać się wyzwaniem, ale z odpowiednim wsparciem stanie się okazją do modernizacji systemu pracy. KSeF zastępuje tradycyjne faktury, wprowadza przejrzystość i bezpieczeństwo obiegu dokumentów, a przy tym otwiera drogę do pełnej cyfryzacji biznesu.

Decydując się na współpracę z Grupą WeNet, właściciele małych firm zyskują nie tylko dostęp do narzędzi takich jak Firmao, ale też pełne wsparcie technologiczne i dodatkowe usługi – od SEO po nowoczesne systemy księgowe.

Już dziś warto skorzystać z bezpłatnych konsultacji z ekspertami Firmao i przygotować firmę do nowej ery fakturowania oraz wymagań technicznych KSeF.

Zapraszamy do zapoznania się z poprzednim artykułem: AI w SEO, czyli jak wykorzystać sztuczną inteligencję w pozycjonowaniu strony internetowej?

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla małych i średnich firm?

Rozwiń Zwiń

Dla większości firm, w tym małych i średnich, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 r. Duże firmy muszą zacząć już 1 lutego 2026 r., a najmniejsze podmioty (mikroprzedsiębiorstwa z bardzo niską sprzedażą) mają mieć przejściowy czas do 2027 r.

Czy małe firmy muszą korzystać z KSeF, jeśli nie przekraczają określonych progów?

Rozwiń Zwiń

Tak, od 1 kwietnia 2026 r. system obejmie prawie wszystkich przedsiębiorców, także tych ze sprzedażą poniżej progów VAT. Wyjątki (np. paragony z NIP do 450 zł) będą obowiązywać tylko tymczasowo do końca 2026 r.

Czy są wyjątki lub odroczenia obowiązku KSeF dla małych firm?

Rozwiń Zwiń

Tak, w przepisach przewidziano okresy przejściowe i ulgi. Najmniejsze firmy oraz te korzystające z uproszczonych faktur mają więcej czasu na dostosowanie się. Obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF dla tej grupy planuje się dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Udostępnij:

Ocena artykułu:

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Submit Rating

Average rating 5 / 5. Vote count: 1

No votes so far! Be the first to rate this post.

Nasz ekspert:

Joanna Opala

Copywriterka i specjalistka ds. contentu w WeNet. Tworzy artykuły, które pomagają firmom zrozumieć marketing internetowy i skutecznie wykorzystać jego potencjał. Zanim trafiła do branży digital, pisała teksty w magazynie i portalu internetowym, a później rozwijała kompetencje w agencji marketingowej i firmie e-learningowej. Dziś łączy pasję do słowa z doświadczeniem w komunikacji online, redagując treści, które wspierają widoczność i sprzedaż w sieci.