Idea Green Sunrise

Ile jest pożytku z zadrukowywanych jednostronnie kartek papieru, które trafią do kosza po powierzchownym przejrzeniu? Ilu z nas kolekcjonuje kartki z życzeniami z zeszłorocznych Świąt?

Wystarczy zastanowić się choćby tylko nad tymi dwiema kwestiami, by zdecydować się na radykalne ograniczenie produkcji dokumentów w formie papierowej poprzez m. in. zastąpienie raportów wysyłanych drogą pocztową raportami wysyłanymi mailowo w formie plików PDF. To prawda - comiesięczne raporty z pozycjonowania stanowią dla naszych klientów niezwykle cenne świadectwo postępów naszej pracy i uzasadnienie faktur za pozycjonowanie - ale bez wątpienia przesyłanie ich na skrzynkę mailową stanowi bardziej bezpieczny, szybki i bezpośredni sposób komunikowania o efektach działań pozycjonerów.

Idąc konsekwentnie tropem oszczędzania papieru, w przeddzień Gwiazdki 2008 poszliśmy o krok dalej - zrezygnowaliśmy z tradycyjnych kartek świątecznych, które są wprawdzie miłe dla oka i stanowią namacalny dowód życzliwości nadawcy, ale które można przecież z powodzeniem zastąpić elektronicznymi formami przesyłania życzeń.

W codziennej pracy zatrudnione w naszej firmie osoby wzięły sobie do serca ideę Green Sunrise tym bardziej, że praktycznie każdy członek zespołu w życiu prywatnym stara się postępować ekologicznie. Zresztą narzędzia programistyczne i aplikacja służąca do zarządzania naszą pracą i relacjami z klientami ułatwiają wyeliminowanie stosów odręcznych zapisków na rzecz zwięzłych elektronicznych notatek. Szuflady pełne papierów - to nie u nas. A jeżeli konieczny jest jakiś wydruk, jeżeli zgodnie z literą prawa pewne dokumenty muszą mieć postać papierową - korzystamy z papieru ekologicznego, w 100% produkowanego z makulatury, a więc zmniejszającego nasze poczucie winy za wyrąb zielonych płuc Ziemi...

Minimalizowanie zużycia papieru dotyczy w szczególności sytuacji takich jak:

Wewnętrzna komunikacja w firmie - całość wewnątrz firmowej komunikacji obywa się w zupełności bez zużycia papieru (oraz tuszu do drukarki). Notatki niezbędne do pracy z klientem, dane kontaktowe kontrahentów, plan prac nad serwisem klienta, analizy, robocze raporty i zestawienia mają formę zapisków elektronicznych, uporządkowanych według różnych kryteriów i dostępnych wszystkim upoważnionym pracownikom. Nie zachodzi zatem ani konieczność wydruków ani ich powielania na potrzeby udostępnienia innym osobom.
Polecenia służbowe - całość pracy zaplanowana i zorganizowana jest w autorskim systemie CRM. Polecenia przełożonych oraz delegowanie części pracy przez współpracowników odbywa się w formie elektronicznej poprzez przydzielanie zadań w CRM-ie. W ten sam sposób podwładni informują przełożonego o wykonaniu polecenia i przebiegu swojej pracy.
Praca nad dokumentami - dzięki dostępnemu dla wszystkich pracowników wspólnemu dyskowi twardemu dokumenty opracowywane, przekazywane, poprawiane i oceniane są w formie plików. Praca nad redagowaniem materiałów firmowych i ofert nie wymaga dzięki temu drukowania kolejnych wersji w celu ich zweryfikowania przez osobę nadzorującą dany projekt.
Narady kierownicze - wszelkie plany rozwojowe i inwestycyjne, nakreślanie nowych strategii działania przedsiębiorstwa, mapowanie procesów funkcjonowania firmy oraz komunikacja członków Zarządu i kierowników w zakresie wyznaczania nowych celów odbywa się w formie prezentacji multimedialnych. Żadna informacja, polecenie ani dyspozycja nie przybiera postaci papierowej, niezbędne notatki osób zebranych podczas narady, komentarze oraz własne pomysły notowane są na laptopach i utrwalane, rozbudowywane i przekazywane dalej w postaci elektronicznej.
Proces ofertowania - oferujemy usługi elektroniczne, których realizacja nie wymaga zużycia surowców naturalnych, podobnie jak proces ich ofertowania na rynku. Po pierwsze, główna część kampanii reklamowej promującej naszą firmę odbywa się nowych mediach - informujemy o naszej działalności potencjalnych partnerów biznesowych poprzez odpowiednio targetowane przekazy w Internecie.
Po nawiązaniu kontaktu z potencjalnym klientem całościową strategię prac nad jego stroną internetową przygotowujemy w postaci prezentacji i dokumentów elektronicznych.
Negocjowanie kontraktu i jego dostosowywanie do indywidualnych potrzeb klienta również odbywa się z wykorzystaniem możliwości edytowania plików i nanoszenia na nich zmian. Nasi klienci bardzo cenią sobie tę możliwość - czas trwania negocjacji skraca się bowiem do minimum, a wymiana spostrzeżeń, pomysłów i uwag odbywa się sprawnie i bezpiecznie. Wszelkie materiały informacyjne dotyczące naszych usług mają postać łatwych do przesłania plików - informatory, indywidualne oferty, propozycje wyrażeń, optymalizacji, zmian przekazywane są drogą mailową. Podczas spotkań biznesowych również minimalizujemy konieczność zużycia papieru poprzez prezentacje multimedialne. Dokumenty wymagane przepisami prawa, czyli oryginały umów, drukujemy na papierze ekologicznym, produkowanym bez użycia toksycznych wybielaczy.
Proces rekrutacji nowych pracowników - oferty pracy zamieszczamy na naszej stronie internetowej oraz w portalach pracy i na stronach uczelnianych biur karier i w formie reklam AdWords. Dzięki temu unikamy pośrednictwa mediów papierowych, zatem nawet pośrednio nie przyczyniamy się do zużycia papieru drukarskiego. Nie wymagamy i nie przyjmujemy dokumentów aplikacyjnych od kandydatów w formie papierowej - w celu przesłania kandydatury wystarczy wypełnić elektroniczną ankietę rekrutacyjną. Papierową wersję dokumentów przyjmujemy jedynie w sytuacji przyjęcia kandydata do pracy, co jest wymagane przepisami prawa. Umowy o pracę i dokumentację pracowniczą, którą pracodawca jest zobowiązany przechowywać w aktach osobowych, drukujemy oczywiście na papierze ekologicznym, produkowanym z makulatury bez użycia chemikaliów.
Szkolenia dla pracowników - podręczniki dla pracowników oraz materiały szkoleniowe mają również postać ogólnie dostępnych plików i prezentacji wyświetlanych podczas spotkań z trenerem szkolenia.
Proces oceny pracowniczej - podsumowania efektów pracy poszczególnych pracowników i zespołów, oceny pracownicze, analizy SWOT i nakreślanie kolejnych etapów ścieżki kariery przygotowywane są w plikach i prezentowane przełożonym oraz ocenianym w postaci elektronicznej. Ułatwia to przekaz informacji i ch bezpieczne przechowywanie.
Forma współpracy z kilkudziesięcioma copywriterami odpowiedzialnymi za przygotowywanie tekstów informacyjnych i promocyjnych dla naszych klientów - mimo, iż usługa pozycjonowania opiera się dużej mierze na słowie pisanym i wymaga pisarskiej pracy licznych osób, nie wymaga to zużycia ani jednej kartki papieru - poza drukowaną z konieczności umową dla copywritera. Polecenia, wykaz tekstów i tematów udostępniany jest dzięki innowacyjnemu Panelowi Copywritera; tą drogą przekazywane są także teksty.
Przygotowanie i emisja magazynu branżowego Reklama W Internecie - periodyk umożliwiający nam dzielenie się wiedzą, nowinkami i wskazówkami na temat marketingu internetowego wydawany jest wyłącznie w formie elektronicznej. Jego emisja w postaci newslettera pozwala na dotarcie do licznej grupy czytelników bez zużycia papieru.
Regulaminy i procedury - komunikaty dotyczące zasad obowiązujących w firmie, uchwały Zarządu oraz regulaminy są zamieszczane w systemie CRM i dostępne każdemu pracownikowi w odpowiedniej zakładce elektronicznej. Daje to ogólnodostępność i brak konieczności powielania dokumentów na potrzeby każdej osoby.
Elektroniczne faktury pro forma - w przypadku ofertowania usług opartych na płatnościach pre-paid, faktury pro forma wysyłamy wyłącznie drogą mailową w postaci bezpiecznego pliku. Jest to akceptowane przepisami prawa i pozwala dodatkowo na oszczędzenie czasu, jakiego wymagałaby przesyłka papierowa.

Zmniejszenie zużycia papieru jest jednym z przejawów etycznej postawy firmy i pracowników Sunrise System wobec środowiska. Uwzględniając wymogi prowadzenia działalności, dokładamy także starań, aby oszczędnie zużywać także inne, w szczególności nieodnawialne, dobra: wodę i energię elektryczną. Dzięki umiejscowieniu naszych powierzchni biurowych w nowoczesnych budynkach, możemy korzystać z instalacji nastawionych na optymalne zużycie mediów. Sprzęt używany w przedsiębiorstwie przełącza się również natychmiast na tryb oszczędny w sytuacji nieużywania, a materiały eksploatacyjne, na przykład tonery i kartridże do drukarek, oddajemy do recyklingu. Można powiedzieć, że naszymi działaniami rządzi finalizm, słynna wielkopolska oszczędność: wykorzystujemy tylko to, co nie można zastąpić materiałem i surowcem alternatywnym, i tylko w razie niezbędnej konieczności. I nie ma co ukrywać, że ekologia idzie tu w parze z ekonomią.